Vai trò và tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu đối với doanh nghiệp

Cơ sở dữ liệu là một phần quan trọng của các phần mềm hoặc giải pháp quản lý, giúp lưu trữ, tổ chức, quản lý dữ liệu một cách khoa học và có tính hệ thống.

Vai trò và tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu đối với doanh nghiệp

Vậy cơ sở dữ liệu là gì ? Có vai trò và tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp. Hôm nay | way.com.vn sẽ giải đáp thắc mắc này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Cơ sở dữ liệu là gì ?

Mỗi ngày, chúng ta gặp gỡ rất nhiều con người, sự vật, sự việc và tiếp cận rất nhiều thông tin thuộc nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Tuy nhiên, chúng ta không cần phải nhớ hết tất cả các thông tin. Từ vô vàn thông tin đó, chúng ta lọc ra những thông tin cần thiết và hữu ích để lưu lại. Đây là data (dữ liệu).

Tuỳ theo từng nhu cầu và mục đích sử dụng, lượng data lưu lại của mỗi người sẽ khác nhau. Hình thức data vô cùng phong phú: chữ viết, con số, kí hiệu, hình ảnh, âm thanh,…

Database (cơ sở dữ liệu) là một tập hợp những data (dữ liệu) có liên quan với nhau . Database được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

2. Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu

Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:

Tầm quan trọng của quản lý dữ liệu

Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người dùng một ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, các cấu trúc dữ liệu.

Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người dùng ngôn ngữ thao tác dữ liệu để diễn tả các yêu cầu, các thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu), Khai thác (tìm kiếm, kết xuất dữ liệu).

Cung cấp các công cụ kiểm soát, điều khiển các truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm:

Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp.

Duy trì tính nhất quán của dữ liệu.Tổ chức và điều khiển các truy cập.

Khôi phục cơ sở dữ liệu khi có sự cố về phần cứng hay phần mềm.

Quản lí các mô tả dữ liệu.

2.1 Trong nghiên cứu thị trường

Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:

Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ:

Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua các năm của cùng 1 khách hàng, cùng 1 chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả

Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng (1 khách hàng chỉ được khảo sát bởi 1 điều tra viên trừ trường hợp khác cho phép), tránh thiếu thông tin (phần mềm cảnh báo khi chưa đầy đủ các thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ), tránh thiếu khách hàng cần khảo sát (phần mềm nhắc)

Một số báo cáo đơn giản được trích xuất tức thời:

Việc kiểm soát điều tra viên và độ trung thực của kết quả điều tra đơn giản hơn

Chi phí ban đầu có thể tăng lên, tuy nhiên, chi phí triển khai lâu dài giảm xuống.

2.2 Trong quản lý bán hàng

Việc nhiều bộ phận, cá nhân cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về 1 khách hàng, 1 đơn hàng là điều không thể tránh khỏi. Hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản hóa công việc quản lý khách hàng

Cho phép quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ các giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng

Cùng lúc tra cứu 1 hoặc nhiều khách hàng có các đặc điểm theo yêu cầu

Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền

Bộ phận marketing lưu trữ thông tin về các chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch

Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, các thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, các đơn hàng

Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin các thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng

Bộ phận kế toán lưu trữ các giao dịch liên quan đến đơn hàng, các chi phí phát sinh

Quản lý cơ sở dữ liệu

Các dữ liệu rời rạc từ các bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được đến lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, cung cấp thêm các thông tin để phân nhóm, xây dựng các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.

Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ khiến các công ty gặp khó khăn khi nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang công ty đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy các thông tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng không đáng có này.

Việc xem xét dữ liệu lịch sử, so sánh dữ liệu qua các năm cũng giúp công ty nhìn nhận các xu hướng tăng giảm doanh thu theo các điều kiện thời gian, môi trường… nhằm chuẩn bị trước các kế hoạch ứng phó phù hợp

Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp đánh giá các thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp công ty xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp nâng cao kết quả chung.

2.3 Trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:

Đánh giá hiệu quả của các đợt tuyển dụng,

Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau khi làm việc tại công ty: thông tin cơ bản về nhân sự, các quyết định liên quan, kết quả đánh giá hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… Các phần mềm thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Thông tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, không trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp.

Hệ thống báo cáo giúp đánh giá toàn diện các mặt của nhân sự công ty, từ đó xây dựng các kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu

Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống

3 Phân loại database

Phân loại database theo mục đích sử dụng

Database dạng file: Đây là dạng dữ liệu được lưu trữ dưới dạng các file. Database dạng file thường được sử dụng nhất là *.mdb Foxpro,một số định dạng file khác làtext, ascii, *.dbf.

Database quan hệ: Đây là dạng dữ liệu (thực thể) khác nhau được lưu trữ trong các bảng dữ liệu. Giữa các thực thể này có mối liên hệ với nhau gọi là các quan hệ với nhau. Các hệ quản trị hỗ trợ database quan hệ nổi tiếng có thể kể đến: MS SQL server, Oracle, MySQL…

Database hướng đối tượng: Đây là dạng dữ liệu cũng được lưu trữ trong các bảng dữ liệu. Điều khác biệt là các bảng có bổ sung thêm các tính năng hướng đối tượng như lưu trữ thêm các hành vi, nhằm thể hiện hành vi của đối tượng. Mỗi bảng xem như một lớp dữ liệu. Một dòng dữ liệu trong bảng là một đối tượng. Các hệ quản trị có hỗ trợ database hướng đối tượng như: MS SQL server, Oracle, Postgres SQL

Database bán cấu trúc: Đây là dạng dữ liệu được lưu dưới định dạng XML, các thông tin mô tả dữ liệu, đối tượng được trình bày trong các thẻ tag. Với ưu điểm lưu trữ được hầu hết các loại dữ liệu khác nhau, database bán cấu trúc là hướng mới trong nghiên cứu và ứng dụng về CSDL.

Phân loại database theo hệ điều hành:

Database sử dụng hệ điều hành Linux:MySQL, Mariadb

Database sử dụng hệ điều hành Windows: SQL Server – MSSQL

4. Vai trò của cơ sở dữ liệu

Vai trò của cơ sở dữ liệu

Trong thời đại công nghệ 4.0, database chiếm vị trí quan trọng và trở thành một phần không thể thiếu trong hầu hết các hoạt động đời sống hàng ngày.

4.1 Lưu trữ thông tin có hệ thống

Cấu trúc sắp xếp có tính hệ thống – đây là điều làm nên sự khác biệt lớn nhất giữa dữ liệu thông thường và CSDL database. Dữ liệu sẽ được lưu trữ theo một cấu trúc nhất định , có tính nhất quán cao.

Với đặc điểm này, database giúp người dùng thuận tiện trong việc tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng.

4.2 Đảm bảo an toàn dữ liệu

Đảm bảo toàn vẹn và an toàn dữ liệu là điểm quan trọng hàng đầu trong công tác lưu trữ dữ liệu. Và database xứng đáng nhận “điểm 10” về độ an toàn dữ liệu.

Nếu muốn lưu dữ liệu ra file text, bạn nên sử dụng cách lưu ra File .xml và file .csv là tốt nhất. Khi lưu ra hai loại file bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi vào database dễ dàng và an toàn. Thông thường cách này thường dùng trong việc sao lưu database ra ngoài để đọc được dễ dàng.

4.3 Đảm bảo khả năng truy xuất đồng thời của nhiều người dùng trên dữ liệu

Nhiều người có thể sử dụng database cùng lúc mà không phải qua các khâu rườm rà phức tạp nhờ vào việc truy xuất từ các cách khác nhau. Do đó, bạn sẽ gặp nhiều thuận lợi trong việc việc sử dụng, quản lý, truy cập dữ liệu,…

4.4 Linh hoạt thay đổi theo nhu cầu của người dùng

Bạn có thể linh hoạt thay đổi kích cỡ và độ phức tạp của một database. Có những database chỉ gồm vài trăm bản ghi (danh sách học sinh của một lớp) và có những database có dung lượng rất lớn (như database quản lí hàng hoá của một hệ thống siêu thị).

Song song đó, hình thức lưu trữ database cũng khá đa dạng. Database có thể được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau như ổ cứng, USB hay đĩa CD.

4.5 Công tác quản lí dễ dàng hơn

Một database được thiết kế, hình thành, lưu trữ để dễ dàng trong việc tạo lập, cập nhập và khai thác thông tin. Dữ liệu sẽ được cập nhật thường xuyên và hoàn toàn không trùng lặp. Sử dụng database giúp tạo ra các sản phẩm chuyên nghiệp hơn, lưu trữ có hệ thống, dễ dàng trong công tác quản lí.

Hy vọng những chia sẽ trên sẽ giúp ích được các bạn tìm hiểu về cơ sở dữ liệu nhé. Chúc các bạn thành công !

Danh Trường