Thành Lập Công Ty Tại Việt Nam Cần Thủ Tục Gì ?

Hàng loạt các thông tư nghị định mới về giấy phép, thủ tục và quy trình thành lập công ty, thành lập doanh nghiệp, cách thức đăng ký và hồ sơ thành lập công ty được chỉnh sửa và thay đổi. Trong những năm gần đây, xu hướng người Việt Nam muốn khởi nghiệp, thành lập công ty, tự ra làm chủ thay vì làm thuê nhanh chóng thu hút được nhiều sự chú ý của chính phủ, các ban ngành lãnh đạo. Bài viết này sẽ giải đáp toàn bộ các thông tin trên

Thành Lập Công Ty Tại Việt Nam Cần Thủ Tục Gì ?

 

QUY TRÌNH, THỦ TỤC THÀNH LẬP CÔNG TY CẦN NHỮNG GÌ ?

1. Chuẩn Bị Các Thông Tin Để Lập Hồ Sơ Công Ty/Doanh Nghiệp

• Lựa chọn loại hình doanh nghiệp:

Một trong những vướng mắc của các nhà khởi nghiệp chính là thanh lap cong ty, doanh nghiep của mình theo loại hình nào. Loại hình doanh nghiệp rất quan trọng, không những nó phân định quyền lợi, nghĩa vụ của các chủ sở hữu mà còn mang lại ảnh hưởng lâu dài đến hướng đi và tầm nhìn của công ty.

Có 4 yếu tố chính bạn cần cân nhắc trước khi tiến hành thu tuc thanh lap cong ty, bạn nên xem xét lựa chọn loại hình của tổ chức sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh gồm: Thuế, trách nhiệm cá nhân, khả năng dễ dàng sang nhượng, bổ sung hoặc thay thế chủ sở hữu mới và kỳ vọng của nhà đầu tư. Hiện nay, có 5 loại hình doanh nghiệp phổ biến bạn có thể lựa chọn: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty TNHH 1 thành viên, công ty cổ phần, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân.

• Cách đặt tên doanh nghiệp:

Tên công ty viết bằng tiếng việt: yêu cầu phải viết được bằng tiếng việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu nhưng phải phát âm được, có ít nhất 2 thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên bằng tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Khi dịch tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.

Tên viết tắt: được viết tắt từ tên bằng tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.

Lưu ý: Không được đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký.

• Lưu ý khi chọn địa chỉ trụ sở công ty

Địa chỉ trụ sở công ty là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Lưu ý: không nên chọn địa chỉ là chung cư, căn hộ hay tòa nhà, khu dân cư. Vì nếu muốn đăng kí thì phải có giấy tờ chứng minh chung cư đó không dùng để ở, được dùng làm khu văn phòng, phải có quyết định của chủ đầu tư…rất phức tạp và mất thời gian.

• Ngành nghề kinh doanh:

Cần chuẩn bị kỹ tất cả những ngành nghề kinh doanh dự định hoạt động và những ngành nghề liên quan và trong tương lai dự định có thể hoạt động vì số lượng ngành nghề không bị hạn chế. Trong danh sách ngành nghề, chọn ra 1 ngành chính.

• Đăng ký vốn điều lệ công ty

Vốn này do doanh nghiệp tự đăng ký và không cần phải chứng minh bằng tiền mặt, tài khoản hay bất cứ hình thức nào khác. Không quy định số vốn tối thiểu và tối đa ngoại trừ những ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định.

Ví dụ: ngành kinh doanh bất động sản phải từ 20 tỷ trở lên. Theo quy định tại Thông tư số 42/2003/TT-BTC của Bộ tài chính: Từ năm 2017 các doanh nghiệp nộp thuế môn bài căn cứ vào vốn điều lệ như sau: Trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài là 3 triệu /1 năm và từ 10 tỷ trở xuống là 2 triệu/1 năm.

• Người đại diện theo pháp luật:

Là người điều hành, quản lý trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty, đại diện cho doanh nghiệp làm việc, ký kết giấy tờ, thủ tục với cơ quan nhà nước , cá nhân hay tổ chức khác. Chức danh của đại diện pháp luật là giám đốc (Tổng giám đốc), Chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị.

Tiêu chuẩn và điều kiện của người đại diện như sau:

Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;

Thành viên, cổ đông là công ty có phần vốn góp hay cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ không được cử vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty khác. (Căn cư khoản 5, Điều 15 Luật doanh nghiệp 2014)

2. Tiến Hành Thành Lập Công Ty

• Soạn thảo hồ sơ thủ tục thành lập công ty.

Hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên bao gồm:

+ Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật công ty ký (theo mẫu qui định);

+ Dự thảo điều lệ công ty TNHH 1 thành viên người đại diện theo pháp luật ký từng trang (1 bản);

+ Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty ( CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);

Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên bao gồm:

+ Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh do đại diện pháp luật công ty ký (1 bản theo mẫu qui định);

+ Dự thảo điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên được tất cả các thành viên và người đại diện theo pháp luật ký từng trang (1 bản);

+ Danh sách thành viên ( 1 bản);

+ Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các thành viên (đối với thành viên là cá nhân). ( CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);

+ Đối với thành viên là tổ chức: Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, GCNĐKKD hoặc giấy tờ tương đương khác;

Hồ sơ thành lập công ty cổ phần bao gồm:

+ Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh;

+ Dự thảo Điều lệ công ty;

+ Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần;

+ Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đối với cổ đông sáng lập là cá nhân; ( CMND công chứng chưa quá 3 tháng, thời hạn CMND chưa quá 15 năm);

+ Đối với cổ đông sáng lập là tổ chức: Bản sao hợp lệ Quyết định thành lập, GCNĐKKD hoặc giấy tờ tương đương khác;

• Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính (Điều 25 Nghị định 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010).

Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện pháp luật của công ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (Điều 9 - Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

• Công Bố Nội Dung Đăng Ký Doanh Nghiệp Trên Cổng Thông Tin Quốc Gia

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành nghề kinh doanh của công ty;

Lưu ý: Thời hạn doanh nghiệp cần thực hiện đăng bố cáo trên cổng thôn tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Thủ Tục Khắc Và Phát Hành Mẫu Dấu Pháp Nhân

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký Doanh Nghiệp, Doanh Nghiệp tiến hành thủ tục khắc dấu pháp nhân và đăng tải mẫu dẫu lên cổng thông tin quốc gia.

Lưu ý: Hiện nay, theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 đang có hiệu lực năm 2015:

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

• Tên doanh nghiệp;

• Mã số doanh nghiệp.

3. Các Bước Thủ Tục Sau Khi Thành Lập Công Ty, Doanh Nghiệp (Tư Nhân, Tnhh, Cổ Phần...)

Sau có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp + mã số thuế + con dấu, nhiều chủ doanh nghiệp, nhất là các bạn trẻ khởi nghiệp, cho rằng như vậy là đã hoàn tất các điều kiện thủ tục thành lập công ty, ngay lập tức dồn hết tâm trí vào niềm đam mê của mình cũng như các công việc chuẩn bị khác như khách hàng, thị trường, tiếp thị… để nhanh chóng có doanh thu mà “vô tình” quên thực hiện một số thủ tục sau đó. Dẫn đến bị cơ quan quản lý thuế kiểm tra và phạt hành vi hoặc bị đóng mã số thuế. Chính vì vậy bạn chớ nên bỏ sót những công việc sau đây nhé !

• Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính của doanh nghiệp

Nội dung bảng hiệu công ty gồm:

+ Tên doanh nghiệp;

+ Mã số doanh nghiệp;

+ Địa chỉ công ty.

• Mua token ( Chữ ký số) khai thuế qua mạng điện tử;

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Nó đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi tài khoản sử dụng đều có một cặp khóa bao gồm: Khóa Công khai và Khóa Bảo mật. Khóa Công khai dùng để thẩm định Chữ ký số, xác thực người dùng của Chữ ký số. Khóa Bảo mật dùng để tạo Chữ ký số.

Hiện nay, các doanh nghiệp coi Chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, đảm bảo an toàn cho giao dịch qua internet, nó giải quyết toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình. Việc áp dụng Chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, Ngân hàng điện tử,…

• Nộp tờ khai thuế môn bài

+ Nếu Doanh nghiệp chưa hoạt động ngay thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày Doang nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh;

+ Nếu hoạt động ngay thì doanh nghiệp phải nộp ngay trong tháng Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh.

Mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải nộp được quy định như sau:

+ Mức thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống ;

+ Mức thuế môn bài là 3.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ.

• Mở tài khoản ngân hàng của công ty

+ nộp thông báo tài khoản ngân hàng lên sở KHĐT

+ kích hoạt bước 1, bước 2 nộp thuế điện điện tử.

• Khai thuế ban đầu tại chi cục thuế quản lý công ty.

Hồ sơ bao gồm:

+  Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp ( 2 bản);

+ Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định ( 2 bản);

+ Công văn về việc đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, hóa đơn ( 2 bản);

+ Quyết định bổ nhiệm giám đốc;

+ Quyết định bổ nhiệm kế toán;

+ Đơn đề nghị đặt in hóa đơn đặt in (Mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) ( 2 bản);

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, Doanh Nghiệp nộp tại chi cục thuế quản lý doanh nghiệp sau đó cơ quan thuế sẽ ra phiếu hẹn trả kết quả " Chấp thuận đặt in hóa đơn" cho doanh nghiệp.

Trong khoản thời gian này cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra trụ sở công ty xem Doanh Nghiệp có đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hay không.

• Hoàn tất thủ tục đặt in và phát hành hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp;

Sau khi lấy kết quả chấp thuận cho phép đặt in hóa đơn GTGT của cơ quan thuế, Doanh nghiệp tiến hành đặt in hóa đơn GTGT và nhớ làm thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn GTGT + hóa đơn mẫu ( liên 2) trên mạng tổng cục thuế trước khi sử dụng.

+ Doanh nghiệp bắt buộc dán hoặc treo "hóa đơn mẫu liên 2" tại trụ sở công ty.

+ Hoàn tất các điều kiện kinh doanh khác (đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện)

Trên đây là toàn bộ quy trình, thủ tục để thành lập công ty, doanh nghiệp mới nhất hiện nay. Giúp bạn biết muốn thành lập công ty ( tnhh, cổ phần, tư nhân) cần phải làm những gì ? Hi vọng sẽ hữu ích với các bạn. 

Mr Tấn Phát