Gantt Chart là gì ? Sử dụng gantt chart vào quản lý dự án đạt hiệu quả

Gantt Chart hay còn được gọi là Sơ đồ Gantt, đó là một trong những loại sơ đồ mà có vai trò vô cùng quan trọng đối với những quá trình quản trị dự án của những nhà quản lý. Ứng dụng Gantt Chart là công cụ cổ điển và bởi được ra đời từ những năm 1910, nhưng cho đến thời điểm bây giờ thì những sơ đồ Gantt đó vẫn mang lại được đến những hiệu quả rất cao.

Gantt Chart là gì ? Sử dụng gantt chart vào quản lý dự án đạt hiệu quả

Vậy làm sao để nâng tầm quản lý dự án với biểu đồ gantt là câu hỏi của nhiều người quản lý nhân sự đang tìm hiểu. Vì vậy | way.com.vn sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu vấn đề này qua bài viết nhé.

1. Gantt Chart là gì ?

Như ở trên đã chia sẻ thì sơ đồ Gantt là một trong những công cụ quan trọng và cổ điển trong quản trị cũng như quản lý tiến độ thực hiện dự án. Sơ đồ được biểu diễn dựa theo biểu đồ, gồm trục tung nằm ngang biểu diễn các nhiệm vụ công tác, còn thời gian làm việc tương ứng sẽ được thể hiện bằng trục hoành. Mặc dù sơ đồ được phát minh và ra đời từ những năm 1910 nhưng đến thời điểm hiện tại vẫn còn được sử dụng khá phổ biến bởi các nhà quản trị dự án với nhiều lý do khác nhau. Nhưng về bản chất khi sử dụng sơ đồ này thì nhà quản trị sẽ biết và dự đoán được khi nào cần thực hiện công việc và sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc đó. Bởi khi nhìn vào biểu đồ hay sơ đồ này sẽ phản ánh được điều đó. Và để thuận lợi cũng như đạt hiệu quả cao nhất với việc sử dụng Gantt Chart khi theo dõi tiến độ dự án, thì nhà quản lý thường sẽ tô lên sơ đồ để hiển thị việc nào đã được hoàn thành.

Thậm chí khi có người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ đó cũng cần được thể hiện rõ trên biểu đồ theo tên hoặc bằng màu. Ngoài ra, sơ đồ gantt còn được nhiều các chuyên gia biết với vai trò như là biểu đồ cột mốc, biểu đồ hoạt động, hay biểu đồ thanh

Biểu đồ Gantt Chart là gì ?

2. Ưu và nhược điểm của biểu đồ gantt

Nếu như các bạn tham khảo về thông tin tuyển dụng những vị trí quản lý dự án thì các bạn có lẽ cũng đã thấy rằng, đa phần các nhà tuyển dụng đều có ưu tiên đến những ứng viên biết tạo sơ đồ Gantt. Vậy là bạn cũng sẽ đủ hiểu được vai trò quan trọng của kỹ năng này. Để chắc chắn được rằng bạn có thể tạo được một sơ đồ gantt hoàn hảo thì bạn cần phải nắm rõ được những thông tin chia sẻ dưới đây.

Bước 1: Cần phải xác định được những yếu tố:

Các nhiệm vụ, công việc cần phải thực hiện trong dự án.

Các cột mốc liên quan đến dự án, dựa vào flowchart, Brainstorming …

Thời gian bắt đầu thực hiện nhiệm vụ, công việc đó.

Liệt kê thành một chuỗi sự kiện, nhiệm vụ đó cần hoàn thành trước khi một nhiệm vụ khác bắt đầu.

Bước 2: Vẽ theo những hình dáng biểu đồ, trực thời gian hay cùng hoặc dưới cùng (ngày, tuần). Còn phần trên của trực sẽ đánh dấu thang đo khớp với độ dài của công việc đó.

3. Sơ đồ Gantt được sử dụng khi nào?

Như ở phần biểu đồ gantt thì là gì thì chỉ chia sẻ về sự quan trọng của sơ đồ gantt này với những nhà quản lý, nhưng điều đó chưa đủ để bạn sẽ hình dung ra được những thời điểm nên sử dụng sơ đồ Gantt đúng không? Dưới đây đó sẽ là nội dung sơ đồ Gantt được sử dụng khi nào:

Sơ đồ Gantt được sử dụng trong công việc

Mỗi khi lên dự án, chiến dịch, lập kế hoạch và để theo dõi, giám sát nhiệm vụ công việc cần thực hiện trong một dự án đó;

Truyền đạt được với nhân viên về kế hoạch hay cũng có thể đó là quá trình diễn ra của một dự án đó.

Muốn biết quy trình,hay trình tự, các bước của dự án hoặc về thời gian thực hiện của dự án…

Cập nhật diễn biến cũng là như tình hình thực hiện khi dự án bắt đầu.

Theo dõi, đánh dấu vị trí của dự án đó. Đối với trường hợp như này thì bạn cũng có thể sử dụng bản đồ giấy để tiện theo dõi cùng nhau, sử dụng giấy màu hoặc ghim bấm

4. Sơ đồ biến tấu của Gantt Chart – Load Charts/ Sơ đồ trách nhiệm

Với vai trò là sơ đồ biến tấu của sơ đồ Gantt thì trên cột dọc sẽ là liệt kê các nhân viên, người trực tiếp thực hiện công việc chứ không phải liệt kê các công việc giống như Gantt Chart. Và lúc này khi nhìn vào sơ đồ trách nhiệm thì các nhà quản lý cũng sẽ đánh giá được thời gian không tải, công suất sử dụng của loại nguồn đó một cách dễ dàng. Không chỉ được sử dụng bởi các nhà quản lý mà Sơ đồ Lòa này còn được sử dụng tràn lan, phổ biến tại các bộ phận, khoa, ban,... ở các văn phòng trường đại học, bệnh viện... Bởi nó rất thuận tiện cũng như hữu ích cho việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên.

5. Những lý do nên chọn biểu đồ gantt

5.1 Tránh lầm lẫn

Những lý do nên chọn biểu đồ gantt

Là biểu đồ được tạo ra để những nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, nắm rõ được những thời điểm bắt đầu và kết thúc của một công việc nào đó trong dự án. Và đương nhiên đối với bất cứ ai khi nhìn vào thì cũng nên có một cái hiểu tổng quát nhất về cột mốc, ngày, thời gian cần được thực hiện của công việc mà mình phụ trách.

Như vậy họ cũng dễ dàng xác định được mục tiêu cũng như điều mà mình cần làm một cách nhanh chóng và hiệu quả. Khi mà mọi thức đã quá rõ ràng, hay những điều cần biết để hoàn thành được một dự án đều được thể hiện hết trên sơ đồ gantt thì chắc chắn các bạn cũng sẽ tránh được tối đa những nhầm lẫn,hay sai sót. Khi đó dự án vừa được hoàn thành đúng tiến độ mà vừa mang lại sự thanh công trong sự nghiệp của một nhà quản lý.

5.2 Cung cấp 1 tấm ảnh lớn hơn về phạm vi dự án

Từ bước xác định thông tin thì người quản lý dự án cũng đã đưa ra một cách chi tiết nên chắc chắn rằng trong sơ đồ đều thể hiện được một bức tranh về dự án. Và các chuyên gia cũng đánh giá nó có phạm vi rộng hơn so với phạm vi của dựa án. Bên cạnh cái nhìn tổng thể đó thì các mục tiêu lớn của các dự án cũng thể hiện được. Điều này mang lại sự thuận tiện cho cả những người điều hành đưa ra được quyết định về tổ chức của họ

5.3 Tất cả mọi người đều cùng đi một hướng

Thống nhất chung một biểu đồ gantt đó là.một trong những cơ hội sẽ giúp cho quản lý và.đội ngũ nhân viên có thể thực hiện được công việc một cách đồng lòng nhất,.sát với khoảng thời gian mà cần phải hoàn thành công việc. Đặc biệt như các đối tượng liên quan cũng.sẽ nắm bắt được thông tin về quy trình.cũng như diễn biến của dự án đó. Như vậy, sẽ không phải mất thời gian vào việc diễn đạt,.trình bày hay giải thích những thông tin gì với.đội ngũ nhân viên hoặc giám đốc.

5.4 Xác định mối quan hệ giữa nhiệm vụ

Dễ dàng thấy được nhiệm vụ hay.công việc nào đó đã được hoàn thành thì đương nhiên công.việc phân công hay phân định mối quan hệ sẽ đảm bảo.được những luồng công việc đã được tối ưu hóa.và năng suất hóa tối đa của từng người.trong việc đội ngũ thực hiện dự án. Khi đó bất cứ ai trong đội ngũ này sẽ đều.thấy được những dòng chảy của dự án,.và sẽ dễ dàng xác định được những mối quan.hệ giữa người để thực hiện và công việc đó.

5.5 Hiểu Gantt Chart là gì sẽ giúp bạn dự đoán tương lai

Sơ đồ Gantt hiện đang là sơ đồ có được nhận được nhiều sự quan tâm của nhà quản lý, mà dù nó đã xuất hiện từ rất lâu trước. Một biểu đồ gantt sẽ cho phép các nhà quản lý thấy được những bức tranh lớn hơn phạm vi của dự án như đã chia sẻ ở trên, việc đánh giá cũng như miêu tả về những điểm quan trọng của dự án cũng sẽ dễ dàng hơn.

Đối với bạn, khi một nhà quản trị dự án thì có vai trò chính là phải theo dõi, giám sát hay cũng như quản lý được những đội ngũ của mình để làm việc hiệu quả để đạt được những mục đích cao hơn trong công việc. Và vẽ biểu đồ gantt cũng chính là một trong vài chiếc chìa khóa và để sẽ giúp bạn làm được điều này.

Hy vọng với những chia sẻ về “Gantt Chart là gì?” sẽ giúp doanh nghiệp bạn làm việc một cách hiệu quả hơn!

Danh Trường