16 Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Kinh Doanh Cơ Bản Nhất

“Phi thương bất phú” – muốn làm giàu thì phải làm kinh doanh, buôn bán. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thành công trong công việc này, đặc biệt là khi không biết cách giao tiếp trong kinh doanh sao cho hiệu quả!? Điều đó dễ dẫn đến việc không làm hài lòng khách hàng, bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh.

16 Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Kinh Doanh Cơ Bản Nhất

Trong bài viết này, Way.com.vn xin chia sẻ cùng các bạn một số kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh cơ bản nhất và tầm quan trọng của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh để bạn có thể cải thiện phần nào cách nói chuyện của mình với khách hàng và đạt được kết quả như bạn mong muốn khi bước trên con đường khởi nghiệp ?

KỸ NĂNG GIAO TIẾP LÀ GÌ ?

Kỹ năng giao tiếp hay còn được gọi là Communication skills, là tập hợp những quy tắc, cách ứng xử, tương tác được đúc kết bằng những kinh nghiệm trong quá trình giao tiếp hằng ngày. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gọi nó là nghệ thuật giao tiếp. Bởi lẽ, nó không chỉ đơn thuần là giao tiếp mà còn bao gồm các kỹ năng khác như: Kỹ năng lắng nghe, thấu hiểu; kỹ năng sử dụng ngôn từ, hình thể; kỹ năng thuyết phục, đồng cảm… Để có được cải thiện và nâng cao kỹ năng giao tiếp, bạn cần phải thường xuyên rèn luyện và áp dụng nó ở mọi lúc mọi nơi.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Nếu có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn hoàn toàn có thể nâng cao khả năng thuyết phục và tạo ra một sức hút mãnh liệt với những đối tác kinh doanh từ đó mang lại những kết quả tốt nhất cho sự nghiệp của mình.

Nếu trong đời sống giao tiếp đóng vai trò như cầu nối tình cảm giữa mọi người thì trong kinh doanh giao tiếp giống như bậc thang để đưa doanh nghiệp đến gần với thành công. Giám đốc truyền thông Andy Cook nói: “Trong thế giới kinh doanh, các doanh nghiệp luôn đấu tranh để chiếm lĩnh thị trường và tìm kiếm một mảnh đất màu mỡ. Muốn đứng trên bục vinh quang, doanh nghiệp cần xây dựng một lực lượng hùng hậu và thúc đẩy đội ngũ của mình phát triển. Yếu tố nào sẽ giúp bạn biến lý thuyết thành hiện thực đó chính là nghệ thuật giao tiếp. Giao tiếp tốt mang đến cho bạn và doanh nghiệp nhiều lợi ích hơn những gì bạn tưởng tượng”.

• Giúp Xây Dựng Một Đội Ngũ Hùng Hậu

Để xây dựng một đội ngũ tốt đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo tài ba với khả năng giao tiếp “hơn người”. Bởi, người giao tiếp giỏi là người có khả năng kết nối các cá nhân, giải quyết mâu thuẫn, giúp nhân viên loại bỏ sự sợ hãi, tuyên truyền tinh thần đoàn kết và tiếp lửa động lực thông qua ngôn ngữ trực tiếp, tầm quan trọng của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh.

• Tránh Hiểu Lầm Và Đưa Thông Tin Sai Lệch

“Đôi khi cách diễn giải “loằng ngoằng” có thể khiến đối tác hiểu nhầm hoặc hiểu sai lệch đi thông tin và thông điệp bạn muốn gửi tới. Điều này sẽ thật tệ hại. Nhưng nếu đạt đến trình độ nghệ thuật giao tiếp tốt, nó sẽ giúp bạn hoàn thành công việc thậm chí là “tút tát” lại sai lầm. Với những thông tin “lỡ” sai, bạn cũng có thể quay ngược 180 độ nếu có một cái miệng khôn khéo và một bề dày kinh nghiệm trong giao tiếp”, Andy nói

• Thúc Đẩy Quá Trình Kinh Doanh

Khi kỹ năng giao tiếp tốt, dịch vụ chăm sóc khách hàng được nâng cấp, khách hàng được giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, kịp thời thông qua giao tiếp trực tiếp thì chỉ số kinh doanh tăng cao không phải là điều khó hiểu. Khi chỉ số tăng cao đồng nghĩa với việc kinh doanh của doanh nghiệp cũng tăng lên đáng kể. Điều này có ý nghĩa to lớn cho sự phát triển và công cuộc xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp trong lòng đối tác và khách hàng.

• Tạo Ra Văn Hóa Hòa Nhập Chốn Công Sở

Sự động viên, chia sẻ của cấp trên đối với cấp dưới sẽ trở thành nguồn động lực to lớn để họ cố gắng lao động hết mình. Sự giao tiếp thông qua ngôn ngữ trực tiếp của ban quản lý với nhân viên sẽ góp phần tạo ra môi trường làm việc thân thiện và thoải mái. Điều này tác động lớn tới tâm lý làm việc của nhân viên.

• Tăng Tương Tác Với Khách Hàng

Nghệ thuật giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng sẽ là điều kiện để doanh nghiệp nắm bắt tâm lý tiêu dùng (nếu có) của khách hàng (hoặc đối tác). Các cuộc điều tra khách hàng, các đợt tiếp thị hoặc thiết lập kênh tương tác sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn sâu sắc về tâm lý khách hàng và giúp công ty có thể thay đổi hoặc cải thiện sản phẩm nhằm đáp ứng đúng nhu cầu.

• Hiểu Và Nắm Bắt Được Thị Trường

Sự tương tác với khách hàng là cơ sở để doanh nghiệp hiểu và nắm bắt thị trường. Khi đội ngũ quản lý có sự hiểu biết tốt nhất về thị trường và đọc được tâm lý người tiêu dùng thì các sản phẩm đến với khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Phát triển đội ngũ kinh doanh cốt lõi, đào tạo kỹ năng và khuyến khích mở các kênh truyền thông để quảng bá sản phẩm là cách làm thông minh để doanh nghiệp của bạn tạo khoảng cách với các doanh nghiệp khác.

NHỮNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP QUAN TRỌNG TRONG KINH DOANH

1. Chuẩn Bị Chu Đáo Trước Khi Giao Tiếp

Trong bất kì việc gì đặc biệt là giao tiếp trong kinh doanh, sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn dễ dàng đi tới thành công hơn. Việc chuẩn bị chu đáo trước những gì muốn nói với đối phương sẽ giúp cho câu chuyện của bạn trở nên chĩnh xác, chỉnh chu và đỡ mất thời gian hơn rất nhiều. Ngoài ra, sự chuẩn bị cụ thể này còn giúp bạn trở nên tự tin hơn và hiểu rõ hơn về những gì mình đang giao tiếp với người đối diện, giúp khách hàng đánh giá cao hơn về bạn và doanh nghiệp của bạn.

2. Chú Ý Tới Ngôn Ngữ Cơ Thể

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng, nó sẽ quyết định 70% buổi giao tiếp đó. Sẽ thật khó để lấy lòng tin hay sự chú ý của đối phương khi mà ngay từ đầu họ đã “ghét cái thái độ” của bạn.

Hãy nhớ rằng Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không có nghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình.

Hãy luyện tập từ các điều đơn giản nhất như bắt tay, cách kéo ghế, uống nước, nói lời chào. Khi chuẩn bị gặp đối tác hãy chuẩn bị trang phục chu đáo, phù hợp, hãy quên hết phiền muộn bên ngoài để giữ cho khuân mặt luôn vui vẻ rạng ngời. Và hãy tự tin để nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh được hiệu quả.

3. Cười Và Chào Đối Tác Một Cách Thân Thiện

Khi gặp đối tác của mình, bạn không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một cách thân thiện. Cách làm này sẽ giúp cho bạn lấy được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầu cuộc trò chuyện suôn sẻ.

4. Hãy Lắng Nghe

Việc lắng nghe rất quan trọng, đặc biệt là giao tiếp trong kinh doanh. Nói quá nhiều sẽ giúp bạn truyền tải hết những thông tin cho người đối diện. Thế nhưng bạn không nên dành hết thời gian để nói quá nhiều mà còn phải lắng nghe xem người khác nghĩ và muốn nói gì. Việc này không những thể hiện sự lịch sự, tôn trọng người đối diện mà còn giúp bạn thu thập thêm thông tin và có được những lời góp ý chân thành từ người khác.

5. Hiểu Rõ Thông Điệp Của Người Nói

Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng ta nghe có thể hoàn toàn khác nhau! mọi sự chắt lọc, giả định, phê phán cũng như tin tưởng mang màu sắc cá nhân của chúng ta có thể sẽ bóp méo những gì chúng ta nghe được.

Bạn nên gợi lại hoặc tổng hợp lại những gì người khác nói để chắc chắn mình đang hiểu được vấn đề. Hãy nhắc lại những gì bạn cho rằng mình đang nghe được và hỏi ‘Tôi có hiểu đúng bạn không nhỉ?’ Nếu bạn thấy mình bị động chạm bởi những gì người khác vừa nói thì hãy nói như vậy, sau đó hãy hỏi thêm để hiểu rõ vấn đề: ” Có thể tôi không hiểu đúng ý bạn và đã cảm thấy bị xúc phạm bởi điều bạn vừa nói. Tôi cho rằng những gì bạn vừa nói có nghĩa là XXX; có đúng ý bạn là như vậy không ?”

6. Sử Dụng Ngôn Từ Chuẩn Mực Và Chính Xác Khi Giao Tiếp

Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩn mực và chính xác. Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn một cuộc nói chuyện bình thường khác.

7. Tôn Trọng Đối Tác

Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu, khi trò chuyện bạn phải dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát, lắng nghe họ. Không nên nói chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung quanh hoặc có những hành động, lời nói khó nghe.

8. Hãy Đưa Ra Lời Khuyên Đúng Thời Điểm

Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việc nắm bắt thông tin truyền đạt từ đối tác. Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suy nghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõ những gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốn nghe ý kiến của bạn. Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dù theo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn.

9. Sự Rõ Ràng

Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo về điều bạn muốn nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính của câu chuyện. Bởi trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác cảm thấy khó chịu và có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều này.

10. Có Sự Khơi Màn Hợp Lý:

Hãy xây dựng những cuộc hội thoại giới thiệu đầy ý nghĩa với khách hàng như một bước đi đầu tên trong chuỗi các hành động bán hàng theo một cách thức logic và có trọng điểm. Mỗi sự trao đổi nên có điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng. Và bạn cần hiểu rõ mục tiêu của từng cuộc nói chuyện với khách hàng cùng những hành động thích hợp sau đó.

Bằng việc xây dựng một cách thức nói chuyện với khách hàng đúng hướng, trên cương vị nhân viên bán hàng, bạn đang đảm bảo rằng các chương trình và chiến lược tiếp thị kinh doanh của công ty luôn thích hợp nhất với phương pháp bán hàng. Một nhân viên bán hàng giỏi là một nhân viên luôn biết cách xây dựng được những cuộc nói chuyện với khách hàng đầy ý nghĩa và có mục tiêu với các khách hàng. Nhưng để thực sự thành công, bạn cần phải quan tâm thấu đáo tới tất cả các nhu cầu của công ty cũng như khách hàng tiềm năng.

11. Kiên Định Quan Điểm

Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều cần thiết để bạn thuyết phục họ, nhưng không có nghĩa là bạn chấp nhận nhượng nhịn. Dù trong bất kỳ hoàn cảnh nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm của mình. Những khách hàng thông minh sẽ chọn những đối tác có chính kiến, kiên định quan điểm chứ không bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ bên ngoài.

12. Làm Chủ Cảm Xúc Khi Giao Tiếp Với Khách Hàng

Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thân không để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người không lịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác.

Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem nhẹ nó, bởi khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, bạn nên chuẩn bị thật kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi bạn không thể nói với khách hàng một điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽ khiến đối tác của bạn khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đến kết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên.

13. Nhớ Tên Khách Hàng

Kỹ năng sống nhớ và xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà khách hàng muốn được nghe từ bạn.

Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộc nói chuyện với khách hàng sẽ cho thấy bạn nhìn nhận họ với tư cách một cá nhân nói riêng chứ không phải đối tượng khách hàng chung chung, qua đó thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng.

Hãy dùng tên riêng của họ khi bạn nói lời chào hỏi, cảm ơn, tạm biệt.. để làm cho bầu không khí trở nên nhẹ nhàng, thân thiện hơn.

Tuy nhiên, bạn đừng sử dụng tên riêng của khách hàng một cách quá thường xuyên bởi vì nó có thể khiến khách hàng khó chịu, hãy sử dụng vào lúc đầu và lúc kết thúc cuộc hội thoại.

14. Nụ Cười Từ Trái Tim Của Bạn:

Duy trì dịch vụ khách hàng với nụ cười trên khuôn mặt dường như là cái gì đó hơi rập khuôn. Tuy nhiên nếu bạn muốn khách hàng yêu thích dịch vụ của bạn, hãy thực hiện nó với một nụ cười chân thật.

Một nụ cười chân thật sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được chào đón, an tâm hơn và để lại trong lòng khách hàng một cảm giác nồng ấm.

Nụ cười có tác dụng to lớn trong kỹ năng giao tiếp kinh doanh như vậy, nhưng cười phải đúng lúc.

15. Hãy Cho Khách Hàng Biết, Họ Là Người Quan Trọng

Họ biết rằng công ty bạn có rất nhiều khách hàng khác nhau nhưng họ chỉ thực sự yêu quí nó nếu bạn khiến họ cảm thấy mình thực sự quan trọng với bạn.

Hỏi khách hàng về những lời khuyên: Khách hàng nào cũng có sẵn những ý kiến cá nhân về cung cách làm việc của bạn và công ty bạn, và nếu họ được hỏi vào thời điểm thích hợp theo những cách thích hợp, đồng thời họ cảm thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến câu trả lời, khách hàng sẽ đưa cho bạn lời khuyên đó.

Không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận, cướp lời, khẳng định hơn thiệt với khách hàng khi xảy ra những điều phàn nàn của khách. Việc cần thiết, và là nhiệm vụ của bạn là phải lắng nghe, cảm ơn và tìm cách khắc phục thiếu sót ngay sau đó nếu có thể.

Coi trọng ý kiến của khách hàng, đừng bao giờ nói họ lầm lẫn. Hãy để cho họ nói thoả thích những cái mà họ muốn nói.

16. Luôn Nhiệt Tình Giúp Đỡ

Có rất nhiều cách để tạo thiện cảm trong giao tiếp với khách hàng, một trong số đó là chủ động đề nghị được giúp đỡ họ. Đừng nghĩ đó là điều gì lớn lao, có thể chỉ cần là dắt hộ xe khi họ đến cửa hàng, mở cánh cửa hay với lấy thứ đồ trên cao. Những hành động tuy đơn giản nhưng sẽ để lại ấn tượng tốt trong tâm trí khách hàng, chính điều đó khiến họ quay lại cửa hàng của bạn lần sau.

Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh chính là chìa khóa thành công của những người nổi tiếng trên Thế giới. Nếu bạn là một người giao tiếp tốt thì công việc làm ăn cũng sẽ dễ dàng hơn. Ngược lại sẽ chẳng đối tác nào muốn ký hợp đồng với người giao tiếp dở cả. Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng bạn cũng đừng nên xem nhẹ bởi khi bạn nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là bạn đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với bạn. Vì thế, hãy luyện tập các kỹ năng cần thiết trên đây thường xuyên để có thêm nhiều bài học hữu ích về cách giao tiếp trong kinh doanh.

Mr Tấn Phát